Informacja na temat przetwarzania danych osobowych 
w związku z nawiązaniem kontaktu z Miejskim Zakładem Gospodarki Komunalnej sp. z o.o. z siedzibą w Karpaczu

1. Miejski Zakład Gospodarki Komunalnej sp. z o.o. z siedzibą w Karpaczu, dane kontaktowe Spółki: Karpacz (58-540), ul. Obrońców Pokoju 2a, e-mail: sekretariat@mzgk-karpacz.pl (dalej „Spółka”, „my”) informuje, że przetwarza – jako administrator - dane osobowe:potencjalnych klientów/klientów, ich pełnomocników, osób kontaktujących się, aby załatwić inną sprawę/zgłosić awarię/uszkodzenie, potencjalnych kontrahentów/ kontrahentów (osób fizycznych), osób kontaktowych lub reprezentujących potencjalnych kontrahentów/kontrahentów.

Osoby te, jak również osoby niewymienione powyżej, których dane Spółka pozyskuje
w innych okolicznościach są informowane o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, w tym przysługujących im prawach również w momencie podawania swoich danych osobowych w stosowanych przez Spółkę dokumentach, drukach, formularzach czy regulaminach.

2. Dane będą przetwarzane:

1. w przypadku potencjalnych klientów/klientów/ich pełnomocników:

• aby podjąć działania niezbędne do zawarcia umowy na Państwa żądanie (np. realizacja wniosków) lub zawrzeć i zrealizować umowę, jeśli są Państwo jej stroną - podstawą prawną przetwarzania jest podjęcie działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy oraz realizacja umowy,

• aby wykonać ciążące na nas obowiązki prawne, wynikające z przepisów prawa (np. ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków, ustawy Prawo wodne, ustawy o własności lokali, ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowych zasobów Gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, ustawy o dodatkach mieszkaniowych, ustawy o otrzymaniu czystości i porządku w gminach, ustawy
  o rachunkowości, ustawa o dostępie do informacji publicznej) i wydanych na ich podstawie aktów wykonawczych - podstawą prawną przetwarzania jest wypełnienie obowiązku prawnego,

• aby wykonywać zadania realizowane w interesie publicznym, w przypadkach, gdy będzie to uzasadnione, co jest jednocześnie podstawą prawną przetwarzania,

• w celu realizacji tzw. prawnie uzasadnionych interesów, które stanowią naszą podstawę prawną przetwarzania Państwa danych, polegających na: realizacji czynności objętych pełnomocnictwem/identyfikacji pełnomocników, komunikowaniu się z Państwem z wykorzystaniem podanych danych kontaktowych, rozpatrywaniu reklamacji, skarg, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami;

2. jeśli kontaktują się Państwo z nami w celu załatwienia innej sprawy/zgłoszenia awarii/uszkodzeń:

• aby załatwić Państwa sprawę/przyjąć zgłoszenie awarii/uszkodzenia oraz udzielić Państwu odpowiedzi - podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes,

• aby dochodzić lub bronić się przed roszczeniami - podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes,

• aby zapewnić rozliczalność podjętych w Państwa sprawie działań -- podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes,

• aby wykonać obowiązki prawne, jeśli w wyniku Państwa kontaktu będą one na nas spoczywać;

3. jeśli są Państwo potencjalnymi kontrahentami/kontrahentami (osobami fizycznymi), osobami kontaktowymi/ reprezentującymi potencjalnych kontrahentów/ kontrahentów:

• aby podjąć działania niezbędne do zawarcia umowy lub zrealizować umowę, jeśli są Państwo jej stroną - podstawą prawną przetwarzania jest podjęcie działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy oraz realizacja umowy,

• aby wykonać ciążące na nas wymogi prawne, w szczególności podatkowe, rachunkowe, archiwizacyjne - podstawą prawną przetwarzania jest wypełnienie obowiązku prawnego,

• aby weryfikować osoby upoważnione do reprezentacji oraz zakres takiego umocowania, a w konsekwencji możliwość zawarcia z nami umowy - podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes,

• aby komunikować się z Państwem w związku z nawiązaniem kontaktu, utrzymywać bieżące kontakty w związku z zawartą umową, dbać o dobre relacje z Państwem - podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes,

• aby dochodzić lub bronić się przed roszczeniami - podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes.

3. Podanie danych jest co do zasady dobrowolne (z wyjątkiem sytuacji, gdy przepisy prawa wymagają ich podania), jednak w przypadku zawarcia i realizacji umowy/prowadzenia korespondencji/negocjacji jest niezbędne, aby zrealizować cele przetwarzania.

4. Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom podmiotów (w zależności od celów przetwarzania):

• podmiotom serwisującym systemy informatyczne Spółki, dostawcom usług IT, podmiotom prowadzącym działalność pocztową i kurierską, kancelariom prawnym, podmiotom świadczącym usługi płatnicze (gotówkowe i bezgotówkowe), bankom, podmiotom świadczącym dla Spółki usługi konsultacyjne, podwykonawcom zleconych robót;

• podmiotom upoważnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa.

5. Dane osobowe będą przechowywane, w zależności od celów przetwarzania:

• przez okres realizacji wniosków/umowy, a następnie przez okres wskazany w przepisach prawa (rachunkowego/podatkowego) lub do upływu terminu przedawnienia roszczeń,

• w pozostałych przypadkach przez okres niezbędny do prowadzenia komunikacji/ załatwienia sprawy/awarii, zapewnienia rozliczalności działań, nie dłużej jednak, niż do upływu terminu przedawnienia roszczeń, w przypadku istnienia roszczeń.

Szczegółowe okresy przechowywania dokumentacji zostały opisane w obowiązującym
w Spółce Jednolitym rzeczowym wykazie akt.

6. Dane osobowe nie będą wykorzystywane przez Spółkę do podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany (czyli bez udziału człowieka), w tym do profilowania.

7. Przysługuje Państwu prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych,

• sprostowania danych - jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne,

• usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania (w określonych przypadkach),

• przenoszenia danych osobowych (w określonych przypadkach),

• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

• wniesienia do Spółki sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych
  z uwagi na Państwa szczególną sytuację.