Informacja na temat przetwarzania danych osobowych
w związku z nawiązaniem kontaktu z Miejskim Zakładem Gospodarki Komunalnej sp. z o.o. z siedzibą w Karpaczu
- Miejski Zakład Gospodarki Komunalnej sp. z o.o. z siedzibą w Karpaczu, dane kontaktowe Spółki: Karpacz (58-540), ul. Obrońców Pokoju 2a, e-mail: sekretariat@mzgk-karpacz.pl (dalej „Spółka”, „my”) informuje, że przetwarza – jako administrator – dane osobowe:potencjalnych klientów/klientów, ich pełnomocników, osób kontaktujących się, aby załatwić inną sprawę/zgłosić awarię/uszkodzenie, potencjalnych kontrahentów/ kontrahentów (osób fizycznych), osób kontaktowych lub reprezentujących potencjalnych kontrahentów/kontrahentów.
Osoby te, jak również osoby niewymienione powyżej, których dane Spółka pozyskuje
w innych okolicznościach są informowane o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, w tym przysługujących im prawach również w momencie podawania swoich danych osobowych w stosowanych przez Spółkę dokumentach, drukach, formularzach czy regulaminach.
- Dane będą przetwarzane:
- w przypadku potencjalnych klientów/klientów/ich pełnomocników:
- aby podjąć działania niezbędne do zawarcia umowy na Państwa żądanie (np. realizacja wniosków) lub zawrzeć i zrealizować umowę, jeśli są Państwo jej stroną – podstawą prawną przetwarzania jest podjęcie działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy oraz realizacja umowy,
- aby wykonać ciążące na nas obowiązki prawne, wynikające z przepisów prawa (np. ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków, ustawy Prawo wodne, ustawy o własności lokali, ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowych zasobów Gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, ustawy o dodatkach mieszkaniowych, ustawy o otrzymaniu czystości i porządku w gminach, ustawy
o rachunkowości, ustawa o dostępie do informacji publicznej) i wydanych na ich podstawie aktów wykonawczych – podstawą prawną przetwarzania jest wypełnienie obowiązku prawnego, - aby wykonywać zadania realizowane w interesie publicznym, w przypadkach, gdy będzie to uzasadnione, co jest jednocześnie podstawą prawną przetwarzania,
- w celu realizacji tzw. prawnie uzasadnionych interesów, które stanowią naszą podstawę prawną przetwarzania Państwa danych, polegających na: realizacji czynności objętych pełnomocnictwem/identyfikacji pełnomocników, komunikowaniu się z Państwem z wykorzystaniem podanych danych kontaktowych, rozpatrywaniu reklamacji, skarg, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami;
- jeśli kontaktują się Państwo z nami w celu załatwienia innej sprawy/zgłoszenia awarii/uszkodzeń:
- aby załatwić Państwa sprawę/przyjąć zgłoszenie awarii/uszkodzenia oraz udzielić Państwu odpowiedzi – podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes,
- aby dochodzić lub bronić się przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes,
- aby zapewnić rozliczalność podjętych w Państwa sprawie działań — podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes,
- aby wykonać obowiązki prawne, jeśli w wyniku Państwa kontaktu będą one na nas spoczywać;
- jeśli są Państwo potencjalnymi kontrahentami/kontrahentami (osobami fizycznymi), osobami kontaktowymi/ reprezentującymi potencjalnych kontrahentów/ kontrahentów:
- aby podjąć działania niezbędne do zawarcia umowy lub zrealizować umowę, jeśli są Państwo jej stroną – podstawą prawną przetwarzania jest podjęcie działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy oraz realizacja umowy,
- aby wykonać ciążące na nas wymogi prawne, w szczególności podatkowe, rachunkowe, archiwizacyjne – podstawą prawną przetwarzania jest wypełnienie obowiązku prawnego,
- aby weryfikować osoby upoważnione do reprezentacji oraz zakres takiego umocowania, a w konsekwencji możliwość zawarcia z nami umowy – podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes,
- aby komunikować się z Państwem w związku z nawiązaniem kontaktu, utrzymywać bieżące kontakty w związku z zawartą umową, dbać o dobre relacje z Państwem – podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes,
- aby dochodzić lub bronić się przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes.
- Podanie danych jest co do zasady dobrowolne (z wyjątkiem sytuacji, gdy przepisy prawa wymagają ich podania), jednak w przypadku zawarcia i realizacji umowy/prowadzenia korespondencji/negocjacji jest niezbędne, aby zrealizować cele przetwarzania.
- Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom podmiotów (w zależności od celów przetwarzania):
- podmiotom serwisującym systemy informatyczne Spółki, dostawcom usług IT, podmiotom prowadzącym działalność pocztową i kurierską, kancelariom prawnym, podmiotom świadczącym usługi płatnicze (gotówkowe i bezgotówkowe), bankom, podmiotom świadczącym dla Spółki usługi konsultacyjne, podwykonawcom zleconych robót;
- podmiotom upoważnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa.
5. Dane osobowe będą przechowywane, w zależności od celów przetwarzania:
- przez okres realizacji wniosków/umowy, a następnie przez okres wskazany w przepisach prawa (rachunkowego/podatkowego) lub do upływu terminu przedawnienia roszczeń,
- w pozostałych przypadkach przez okres niezbędny do prowadzenia komunikacji/ załatwienia sprawy/awarii, zapewnienia rozliczalności działań, nie dłużej jednak, niż do upływu terminu przedawnienia roszczeń, w przypadku istnienia roszczeń.
Szczegółowe okresy przechowywania dokumentacji zostały opisane w obowiązującym
w Spółce Jednolitym rzeczowym wykazie akt.
6. Dane osobowe nie będą wykorzystywane przez Spółkę do podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany (czyli bez udziału człowieka), w tym do profilowania.
7. Przysługuje Państwu prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych,
- sprostowania danych – jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne,
- usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania (w określonych przypadkach),
- przenoszenia danych osobowych (w określonych przypadkach),
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
- wniesienia do Spółki sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych
z uwagi na Państwa szczególną sytuację.